Privacy beleid van theatergroep Het Wilde Westen

Algemeen
Dit is het privacy beleid van theatergroep Het Wilde Westen (tgHWW). tgHWW is een amateur toneelvereniging en is tevens de eigenaar en exploitant van het eigen theater, de Theaterloods Westland. Dit privacy beleid is van toepassing voor beide hoedanigheden van
de vereniging.

 

1. Persoonsgegevens van wie
Theatergroep Het Wilde Westen bewaart de persoonsgegevens van haar leden en vrijwilligers, van bezoekers van voorstellingen van tgHWW en/of van Theaterloods Westland die online of via e-mail kaarten kopen en van donateurs.

 

2. Welke persoonsgegevens en waarom
a. Leden
De persoonsgegevens van de leden en vrijwilligers betreffen de naam, voornaam, voorletters, adres, e-mailadres, geboortedatum, datum ingang lidmaatschap en (mobiele) telefoonnummer. Het doel hiervan is met leden te kunnen communiceren over verenigingsactiviteiten, aandacht te kunnen geven aan jubilea en de juiste contributie te kunnen innen.

b. Bezoekers
De persoonsgegevens van bezoekers die online of via e-mail kaarten kopen betreffen de naam, voornaam en het e-mailadres. Het doel is met de bezoekers te kunnen communiceren over de voorstelling waarvoor ze kaarten hebben geboekt. Deze gegevens kunnen bovendien gebruikt worden om hen in de toekomst te informeren over nieuwe voorstellingen en activiteiten.

c. Donateurs
De persoonsgegevens van donateurs betreffen de naam, de voornaam, indien van toepassing de bedrijfsnaam en het e-mailadres. Het doel hiervan is met de donateurs te kunnen communiceren over verenigingsactiviteiten en om ze om steun te vragen.

 

3. Verantwoordelijkheid, opslag, toegang en inzage
Het bestuur is eindverantwoordelijk voor het privacy beleid. Alle bovenvermelde persoonsgegevens worden bewaard in één beveiligd MS Excel bestand dat door de secretaris worden bewaard en beheerd. Dit wordt op een lokale computer, voorzien van een wachtwoord, bewaard en regelmatig van een back-up voorzien.
- De persoonsgegevens van leden worden bewaard zolang het lidmaatschap duurt.
- De persoonsgegevens van bezoekers worden bewaard tot de toestemming daartoe
wordt ingetrokken.
In principe heeft alleen het bestuur toegang tot de gegevens, in specifieke situaties krijgen door het bestuur aangewezen functionarissen toegang tot de gegevens, bijvoorbeeld om een mailing naar donateurs te verzorgen. Welke functionarissen dit betreft wordt bij bestuursbesluit vastgelegd. Leden, vrijwilligers, bezoekers en donateurs kunnen bij de secretaris inzage vragen in hun eigen persoonsgegevens en deze desgewenst laten wijzigen of verwijderen.

 

4. Toestemming en klachten
Conform de AVG wordt aan bestaande leden, bezoekers en donateurs geen expliciete toestemming gevraagd. Wel wordt in toekomstige mailings de mogelijkheid gegeven om de toestemming te beëindigen. Aan nieuwe leden, bezoekers en donateurs wel wordt gevraagd om
expliciete toestemming voor het opslaan van de bovengenoemde gegevens met bovengenoemd doel. Klachten kunnen via de secretaris worden ingediend bij het bestuur.

Bij e-mails aan leden wordt standaard een disclaimer toegevoegd met de tekst:
“Theatergroep Het Wilde Westen bewaart van leden en vrijwilligers de naam, voornaam, voorletters, adres, e-mailadres, geboortedatum, datum ingang lidmaatschap en (mobiele) telefoonnummer. Indien gewenst kunt u bij de secretaris uw eigen gegevens inzien, wijzigen of laten verwijderen. Ons privacy beleid is te vinden op onze website.”

Bij e-mails aan donateurs/bezoekers wordt standaard de volgende tekst opgenomen:
“Wij sturen u deze mailing omdat u in het verleden een van de voorstellingen van theatergroep het Wilde Westen (of van voorheen Epicentrum Toneel en/of Sint Jan Baptist ’93) of een andere activiteit in Theaterloods Westland heeft bezocht.
Uw e-mailadres wordt uitsluitend gebruikt ten behoeve van mailings van theatergroep Het Wilde Westen. Wilt u uw gegevens inzien, wijzigen of geen mailings meer van ons ontvangen, stuur dan s.v.p. een mailtje naar info@tghetwildewesten.nl.
Ons privacy beleid is te vinden op onze website.”

 

5. Bescherming
Door het beheer van alle persoonsgegevens bij de secretaris te beleggen en door met leden afspraken te maken over de werkwijze bij onderlinge communicatie, wordt nagestreefd dat onbevoegden onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien. Hieronder valt de afspraak dat
mailings naar alle leden en groepen bezoekers of donateurs alleen met blinde mailadressen (BCC) worden verstuurd. Maatregelen die verder zijn genomen om te voorkomen dat anderen onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien, bestaan uit:
- Opslag op één lokale beveiligde computer.
- Bestand is beveiligd met een (sterk) wachtwoord.

 

6. Externe partijen
Er zijn geen derden die toegang hebben, krijgen, of mogen verkrijgen tot de persoonsgegevens die de vereniging bewaart.

 

7. Datalekken
Indien zich onverhoopt een datalek voordoet zal het bestuur zorgen voor documentatie, naar bevind van zaken handelen en indien aan de orde bij de betreffende overheidsinstanties melding doen.

 

8. Inwerkingtreding, evaluatie en publicatie van het beleid
Het privacy beleid van theatergroep Het Wilde Westen is door het bestuur vastgesteld op 6 mei 2018 en gaat in op 25 mei 2018. Dit beleid is besproken op de ALV van 2018 en wordt geëvalueerd in de ALV van 2019.